Få kontroll på dokumenter og informasjon med eDOCS InfoCenter

Sikkerhet og tilgang

eDOCS InfoCenter sørger for sikker lagring av dokumenter. Med tilgangsstyring og overvåking på dokumentnivå kan bedriften ivareta selv de strengeste krav til sikkerhet, og hindre uønskede hendelser.

Versjonshåndtering

Aldri mer et spørsmål om man har siste og riktige versjon av et dokument. Dette er ivaretatt gjennom versjonshåndtering på dokumentet, hvor også historikk kan lagres slik at man enkelt kan finne igjen gamle versjoner.

Integrert med M365

eDOCS InfoCenter har standard integrasjon med M365. Dermed kan de ansatte benytte sine daglige verktøy som Office og Teams, og samtidig ha all informasjon fra eDOCS InfoCenter lett tilgjengelig i disse applikasjonene.

Profilkort og metadata sørger for strukturert lagring og raskere gjenfinning

Bruk av metadata i forbindelse med dokumenthåndtering åpner for en rekke muligheter og fordeler.

Metadata gjør det enklere å finne igjen dokumenter og informasjon.

Metadata legges inn i et profilkort knyttet til et dokument. Med eDOCS InfoCenter kan profilkort opprettes og vedlikeholdes direkte i for eksempel Microsoft Word. 

Maler sikrer at firmaprofil blir fulgt

I eDOCS InfoCenter kan du legge opp så mange maler du ønsker.  Med maler kan de ansatte starte nye dokumenter med riktig oppsett av forside, stiler (skrifttyper, størrelse og fager), topp- og bunntekst m.m. 

Maler kan lages for alle Office-dokumenter. Vi hjelper gjerne til med å bygge opp et godt sett med maler.

Elektronisk signatur og godkjenning

eDOCS InfoCenter kan kobles til de mest benyttede løsninger for elektronisk signering, som Signicat og Verified. 

Dette betyr at en bruker kan sende et dokument direkte til signering og godkjenning fra eDOCS InfoCenter. Når signeringsoppdraget er utført blir dokumentet oppdatert og signeringshandlingen registrert i historikken til dokumentet

Sjekk ut/inn dokumenter for å unngå "versjonsrot"

En av de store fordelene med et dokumenthåndteringssystem er en sentral lagringsplass for alle dokumenter, med full kontroll på hvem som jobber med et dokument til enhver tid. Dette kalles ofte sjekk ut / inn- funksjonalitet. 

På samme måte som man i en analog verden måtte hente ut et dokument fra arkivet for å jobbe me det, kan man sjekke ut dokumentet fra InfoCenter. Det blir da låst for andre, som sikrer at ikke flere jobber samtidig med et dokument og lagrer hver sine versjoner. 

Samredigering på dokumenter er selvsagt mulig gjennom M365-integrasjonen.

Dokumenthåndtering i skyen eller on prem

Lenge har dokumenthåndtering krevd egne servere for raskere og sikrere tilgang. Dette er fortsatt både mulig og hensiktsmessig i mange tilfeller.

For mange vil likevel en eDOCS InfoCenter i skyen være både enklere, rimeligere og mer fleksibelt. 

Vi kan levere en fullverdig versjon av InfoCenter i skyen. Det forenkler brukeradministrasjon, installasjon og onboarding og ikke minst oppgraderinger og utrulling av nye versjoner og funksjoner.

E-posthåndtering

Visste du at over 90 % av ansatte bruker e-post til samhandling og deling av dokumenter?

Mengder av informasjon som kan være viktig for bedriften å ha tilgang på og kontroll over ligger i ansattes private innbokser, og bedriften er avhengig av at de ansatte manuelt lagrer kopier av mailer og vedlegg i et felles system.

Derfor er e-posthåndtering en viktig funksjon i eDOCS InfoCenter. Med integrasjonen mellom Microsoft365 og eDOCS InfoCenter kan bedriften samle all informasjon i samme system.

Søk og gjenfinning

Søk og gjenfinning av informasjon er et av de områdene man ser størst effekt av et dokumenthåndteringssystem sammenlignet med lagring lokalt eller på en fellesdisk.

I eDOCS InfoCenter er det flere måter å finne igjen informasjon. Mest brukt er nok det effektive søkefeltet, hvor du kan filtrere og sortere på en rekke variabler, lagre dine favorittsøk, lage egne "fliser" som dynamisk viser nye dokumenter som treffer dine søkekriterier og mye mer. 

Du kan også navigere i det vi kaller virtuelle mapper - FlexFolders. Her vises dokumenter du eller andre har definert, ut i fra visse kriterier.