Metadatadrevet dokumenthåndtering har mange fordeler

Hva er metadatadrevet dokumenthåndtering?

Der vi tidligere brukte mapper for både lagring og gjenfinning, kan metadata satt på dokumentet sørge for at dokumentet vises til de rette personene i rett tid, og det kan følge regler og automatisering.

Metadata sørger for at det blir raskere og enklere å finne igjen informasjonen vi trenger når vi trenger den.•    eDOCS InfoCenter benytter metadata når du lagrer dokumenter. Du tagger dokumentene dine med små, digitale merkelapper. Dette hjelper både deg, dine kolleger og IT-systemene til bedriften din, samt fremtidige kolleger og systemer, med å alltid kunne finne den nødvendige informasjonen ved behov.

Hva kan du bruke metadata til?

Den første og åpenbare bruken av metadata er søk og gjenfinning. Dette blir langt enklere og raskere når man har merket dokumenter med metadata.

Brukeren trenger ikke lagre dokumentet på én plass

Med en mappestruktur må et dokument lagres på ett bestemt område i én bestemt mappe. Men ofte kan det være et dokument som kan høre til flere steder, og man får da et dilemma: Hvor skal dokumentet lagres.

Med metadata slipper man å ta stilling til lokasjon

Gjenfinning skjer ved hjelp av metadata, med avansert og raskt søk + filtrering, og ikke ved å bla seg gjennom mapper og filstrukturer.

Automatisering

Basert på metadata kan man sette på ulike regler. For eksempel at visse dokumenter skal vises i en egen "flis" i InfoCenter for rask tilgang. Dette blir da en beholder med informasjon som har en eller flere felles "merkelapper".

Det er også mulig å sette opp automatiske arbeidsflyter som automatisk sender dokumenter til mottakere basert på forskjellige variabler, som f.eks. at en ny versjon av dokumentet er publisert, eller at noen har blitt tilordnet en oppgave. 

Migrering og flytting av data

Enten du skal over i sky, eller skal slå sammen to avdelinger eller selskaper, så er migrering ofte nødvendig. Med filer og mapper kan dette fort bli en svært krevende og langvarig prosess. Med metadata kan migrering gjøres enklere og mer automatisk.