Smartere bruk av M365

Våre produkter og tjenester innen M365

Microsoft 365 er en fantastisk plattform med en rekke muligheter for en effektiv samhandling. For best mulig utnyttelse krever det imidlertid en gjennomtenkt plan for oppsett og bruk. 

Vi hjelper deg og dine kolleger til en sikrere og mer effektiv arbeidshverdag i M365, gjennom teknisk og strategisk rådgivning på din M365-plattform.

Book et møte
Calendar icon

Noen av våre M365-tjenester

Dataklassifisering

Dataklassifisering gjør det mulig å kategorisere og merke informasjonen i henhold til sensitivitet, type og verdi, direkte i Office programmene​

Hvorfor er det viktig?

Ved å klassifisere informasjonen vil de ansatte få et mer bevisst forhold til etablerte interne og eksterne krav​

Dataklassifisering sammen med DLP muliggjør automatisk beskyttelse av innhold​

Klassifisering av informasjon er første steg ved innføring av kunstig intelligens, som Copilot

Informasjonssikkerhet (DLP)

Data Loss Prevention og Insider Risk management er deler av Microsoft Pureview, og gjør det mulig å sikre informasjonsverdier lagret i Microsoft 365​

Hvorfor er det viktig?

Alle virksomheter lagrer og behandler virksomhetskritisk, sensitiv og verdifull informasjon ​

Det er et behov for å sikre at denne typen informasjon håndteres på riktig måte, og at den ikke kommer i feil hender​

Tilgangssikkerhet er ikke lenger tilstrekkelig i dagens løsninger, der deling og samhandling på data er kjernefunksjonalitet

Kontroll i Teams (governance)

Standard konfigurasjon av Microsoft Teams gir brukeren ukritisk tilgang til å opprette og tilpasse egne teams og kanaler. Dette skaper kaos og manglende kontroll. Med våre oppsett og konfigurasjon sørger vi for en bedre struktur og kontroll på bruk av Teams i din bedrift.​

Hvorfor er det viktig?

Det bør settes regler for hvordan teams og kanaler i Teams opprettes og vedlikeholdes.​

Teams er en av de mest brukte verktøyene for lagring og deling av informasjon. ​

Mye sensitiv og virksomhetskritisk informasjon er lagret her, men også mindre viktig data som burde vært ryddet bort. 

Informasjonsstyring i SharePoint

​Satt opp på riktig måte vil SharePoint kunne være virksomhetens sentrale ressurs for tilgang til informasjon.

Hvorfor er det viktig?

Overgangen fra tradisjonell filstruktur, til skybaserte plattformer, krever nye måter å tenke på. ​

SharePoint gir store muligheter til å skreddersy både intranett og fellesområder

Opplæring, rådgivning og beste praksis

Vi tilbyr opplæring og kompetanseheving i M365, og våre rådgivere og konsulenter hjelper deg å etablere rutiner, retningslinjer og beste praksis for best mulig utnyttelse av plattformen. 

Andre M365-produkter og tjenester

Vi kan også hjelpe deg med 

  • Analyser og kartlegging
  • Brukeradopsjon / opplæring
  • Gevinstrealisering
  • IM-strategi
  • Rutiner og retningslinjer
  • Løsningsdesign og struktur
  • Konfigurasjon
  • Oppsett
  • Ny funksjonalitet
  • Sikkerhet
  • Governance

Hvordan jobber vi?

De fleste oppdragene vi gjennomfører følger en utprøvd metodikk som er illustrert dette hjulet.

Det handler om å analysere situasjonen, informasjonen, prosessene, teknologien og kompetansen. 

Deretter foreslår vi tiltak og/eller løsninger for implementering. 

Til slutt ser vi på hvordan implementerte tiltak skal forvaltes best mulig, før vi igjen - en tid etter - anbefaler ny analyse for å avstemme at ønskede mål er oppnådd.

Nysgjerrig på hvordan vi kan hjelpe deg?

Book en workshop med oss, hvor vi gjør en avklaring sammen for å finne ut omfang av et eventuelt optimaliseringsoppdrag. 

 

whiteContestohjulet 2022

Vår metode og prosess

Hva gjør vi i et M365-prosjekt eller oppdrag?

Asset 16

Analysere og kartlegge

Vi starter med å analysere og kartlegge dagens situasjon for å sette en retning og mål.


  • Hvor og hvordan flyter informasjonen?

  • Hvordan er brukernes modenhet og kompetanse i M365?

  • Hvilke prosesser finnes det, og hvordan kan de forbedres?

  • Hvilke verktøy skal brukes til hva, og når?

  • Designutkast/ anbefaling

Asset 17

Implementere

Når utfordringer er kartlagt, og tiltak er identifisert hjelper vi å implementere disse 

Først handler det om å bygge løsningen vi har tegnet opp sammen

  • Sette opp grunnleggende struktur
  • Visninger i SharePoint
  • Vurdere bruk av Teams vs SharePoint
  • Dokumentere

Deretter hjelper vi å flytte brukerne, informasjonen og prosessene inn i ny løsning

  • Fasilitere rydding og migrering av eksisterende data
  • Opplæring
  • Gjennomgang av retningslinjer
Asset 18

Forvalte

Når nye rutiner og teknologi er på plass trengs det gode planer og retningslinjer for forvaltning.

 

Da må det blant annet tenkes på

  • Jevnlig oppfølging over tid
  • Presentere nye ting (teknologi, erfaringer)
  • Evaluerer løsningen – nye behov?
  • Metadata
  • Tilgangsstyring
  • Struktur
  • Oppdatering av rutiner
  • Mer / ny opplæring

Flere av våre tjenester innen M365

arkivering-1

Arkivering

forvaltning

Forvaltning

migrering1

Migrering

opplæring

Utvidet opplæring

signatur

Digital signatur

governance-1

Governance & compliance

søk

Søkeoptimalisering

informasjonssikring

Informasjonssikring

automate

Power Automate

powerapps-1

Power Apps

Hva kan et optimaliseringsprosjekt for M365 inneholde?

Et prosjekt for å optimalisere din M365-hverdag kan inneholde flere elementer. Her er noen av de vanligste komponentene i slikt oppdrag.

Retningslinjer

Finnes det gode retningslinjer for bruk av de  ulike applikasjonene? Når skal man opprette nye team i  Teams? Hvem skal få lov til å opprette teams? Hvor skal møtenotater ligge? 

Vi kan

  • Bidra til å opprette styrende dokumenter 
  • Bidra med opplæring 
  • Bidra med opplæring av superbrukere
  • Bidra i forhold til å opprette nettverk internt 
  • Rådgi i forhold til å ha riktige ressurser i bedriften med rolle/ansvar for videre fremdrift 

Last ned vår mal for retningslinjer for bruk av M365 . 

Prosesskartlegging

Her foretar vi kvalitative dybdeintervjuer med nøkkelpersoner i bedriften for å avdekke behov, brukeradferd, utfordringer med mer. 

Informasjonsflyt

Informasjonsflyten og tiltak her avhenger i stor grad av prosesser og verktøy som benyttes.

Vi kan gi anbefalinger av riktige verktøy i M365-portføljen, og hvordan disse bør benyttes.

Du får også hjelp til vurdering av deres eksisterende lisens, og råd til eventuell justering av denne.

Teknisk oppsett av M365-plattformen

Hovedmålet med denne tjenesten er å designe en løsning som gjenspeiler det organisasjonen jobber med.

En struktur som er logisk og tilpasset prosessene, hvor de ansatte skal kunne finne informasjon raskt og enkelt, basert på at de kjenner prosessene. 

Vi kan bidra med rådgivning for arkitektur, navigasjon, struktur, dokumentmigrering, informasjonshåndtering i henhold til informasjonens livssyklus, metadata med mer. 

Viktige spørsmål vi tar opp er

  • Hva ønsker du at SharePoint skal være for deg og din bedrift?
  • Skal du ha provisjoneringsløsning, eller skal alle få opprette SP og Teams-siter?
  • Ønsker du å bruke SharePoint som dokumenthåndteringsløsning, og er dette hensiktsmessig for dere? Finnes det andre systemer som egner seg bedre?
  • Hvordan sørge for at sikkerheten er ivaretatt?
  • Hvilke innstillinger er best?
  • Hvilke roller skal dere ha?

Vi ser og på andre applikasjoner og verktøy som skal samhandle med M365, og gir råd rundt dette.

 

Automatisering av prosesser

Målet her er å forbedre eller automatisere prosesser for å oppnå økt effektivitet, kontroll, kvalitet og lønnsomhet. 

Noen prosesser vi ofte ser på i denne sammenhengen er

  • Signering av kontrakter
  • Godkjenning
  • Onboarding - ansatte, kunder, produkter
  • Offboarding - ansatte, kunder, produkter
  • Sidemannskontroll
  • Publisering av styrende dokumenter
  • Sletting / retention av utdadert informasjon
  • Grunnleggende malhåndtering - sikrer enhetlig håndtering av maler, samt alltid siste versjon

 

Opplæring og kompetanseheving

Sammen med kunden lager vi en plan for opplæring og kompetanseutvikling hos de ansatte. 

Dette kan bestå i digital undervisning, e-læring eller nanolæring. Vi gjør også fysiske kurs og klasseromsundervisning,, av både brukere og superbrukere. 

Klar for neste steg?

Book et møte med oss

Kontakt oss om din M365

Lurer du på hvordan vi kan hjelpe deg å få mer ut av din M365? Send oss en melding, så kontakter vi deg. 

Contesto-98

 
Vi hjelper bedrifter å gå fra kaos til kunnskap med intelligent informasjonsstyring. 

Navigering

Kontakt

post@contesto.no

Tlf. 45 20 70 00

Stavanger

Stokkamyrveien 13
4313 Sandnes

Oslo

Dronning Eufemias gate 16
0191 Oslo

Support for eksisterende kunder
servicedesk@contesto.no

Fjernstyring via Teamviewer