Unngå informasjonskaos med intelligent informasjonsstyring.

Hva er intelligent informasjonsstyring, og hvordan ta det i bruk i din bedrift?

Intelligent informasjonsstyring handler om en helhetlig tilnærming til det å styre informasjonen i bedriften. Vi har følgende definisjon:

Intelligent Informasjonsstyring er systemer og strategier som forbedrer samspillet mellom informasjon, mennesker, teknologi og prosesser, for å utnytte og utvikle kunnskapen som skapes gjennom hele informasjonens livssyklus.

I dette arbeidet har vi erfart tre viktige suksessfaktorer som bidrar til å se forbedring: Endringsledelse, Brukeradopsjon og Gevinstrealisering.

Systemer og strategier

Første del av definisjonen over sier noe om to vesentlige områder innen informasjonsstyring.

Systemer dreier seg om teknologi. Hvilken teknologi understøtter informasjonsstyringen? Har vi de rette applikasjonene for å jobbe effektivt med informasjonen? Har vi for mye teknologi?

Dette er spørsmål vi tar opp når vi hjelper bedrifter med å rydde opp i sitt digitale kaos.

Strategier er hvordan vi jobber med informasjonen vi produserer eller innhenter. Klare retningslinjer og prosedyrer for dette kan gi store gevinster i en bedrift.

Digitalisering av informasjonskritiske prosesser

Alle bedrifter jobber med prosesser, enten de er udefinerte eller godt beskrevet. Digitalisering av disse prosessene er et godt effektiviseringstiltak. Vi deler ofte informasjonsreisen inn i tre faser:

Skape, fange, dele
Uttrekk av kunnskap og innsikt
Forvaltning og etterlevelse

Med intelligent informasjonsstyring ser vi på hvordan vi kan effektivisere og digitalisere alle disse delprosessene

Utnytte og utvikle verdien av informasjonen

Siste del av definisjonen sier noe om hvorfor vi bør ha fokus på informasjonsstyring i første omgang. Nemlig å bedre kunne utnytte den verdien som finnes i det vi har av informasjon i bedriften. Det kan handle om å enklere finne igjen informasjonen som bedriftens ansatte skaper. Eller systemer som kan foreslå informasjon som er nyttig for deg i en gitt situasjon.

Et dokument med nyttig eller kritisk informasjon som aldri blir funnet har liten verdi. Vi hjelper med å få informasjonen synliggjort og tilgjengeliggjort.

Contesto-hjulet beskriver vår metodikk i arbeidet med intelligent informasjonsstyring

Selv om mange bedrifter kommer til oss for å implementere teknologi for dokumenthåndtering, anbefaler vi som regel å ta steg tilbake og gjøre en analyse av fire hovedområder:

Eksisterende teknologi: Kanskje har du det som trengs, men behov for optimalisering?
De ansattes digitale kompetanse - trengs det mer opplæring, tydeligere retningslinjer?
Prosessene - er de oppdatert og fornuftige etter dagens virkelighet?
Informasjonen - hvor lagres denne, hvordan deles informasjon, hvem har tilgang osv.

Meny

Analysen er inndelt i tre faser - med faste aktiviteter, dokumentasjon og milepæler.

Oppstart

Målet med oppstartsdelen av et oppdrag er å gå nøye gjennom mål, delmål, historikk. Her settes forventninger og retning for oppdraget. Vi lager en tydelig møte - og aktivitetsplan, og setter datoer for de ulike fasene.

Datainnsamling

Her gjennomfører vi intervjuer med brukere, ledere og andre aktuelle roller. Vi sender ut spørreskjema og kartlegger prosesser. Alt dette gjør vi for å finne mest mulig data og innsikt om hvordan situasjonen er i dag - om antakelsene i oppstartsfasen stemmer med virkeligheten.

Vi gjør også en kartlegging av digitale verktøy, som brukes i bedriften og av de ansatte, delt inn i kjerneverktøy og støtteverktøy.

Anbefaling

Til slutt kommer vi til én eller flere anbefalinger om hvordan forbedre og videre jobbe med utfordringer identifisert. Det kan være tiltak som forbedringer av prosesser, ny teknologi, nye retningslinjer og rutiner, mer opplæring osv.

Når analysedelen av hjulet er gjennomført kan vi hjelpe med å implementere de anbefalte tiltakene.

I implementeringsfasen jobber vi videre med anbefalinger fra analysefasen.

Er det ny teknologi som skal implementeres kan vi hjelpe med anskaffelsesprosessen og implementering - enten med egne ressurser eller eksterne.

Vi kan også bistå med implementering av nye rutiner, retningslinjer og strategier. Dette gjør vi gjennom ulike workshops for nøkkelpersoner i bedriften.

Forvaltning av tiltakene som er implementert sikrer varig forbedring

Endringer er krevende. For at tiltak som gjennomføres og implementeres ikke bare skal være et skippertak kreves bevisst oppfølging. Dersom det ikke følges opp med en plan for forvaltning og etterlevelse kan arbeidet som er gjort i analyse og implementeringsfasen bli betydelig svekket.

Hvis rutiner glemmes eller ikke følges, systemer ikke brukes rett eller ikke brukes i det hele tatt, kan man igjen oppleve kaos.

Vi kan hjelpe med forvaltning gjennom en rådgiver og en fast oppfølgingsplan. Dermed blir dette en kontinuerlig prosess, hvor man etter en stund igjen må analysere data for å se om endringer har ført til at vi må gjøre nye tiltak og forbedringer.

Unngå informasjonskaos med intelligent informasjonsstyring

Gjennomtenkte strategier og rett bruk av teknologi kan hjelpe deg fra kaos til kunnskap

Hva er intelligent informasjonsstyring, og hvordan ta det i bruk i din bedrift?

Systemer og strategier

Digitalisering av informasjonskritiske prosesser

Utnytte og utvikle verdien av informasjonen

Contesto-hjulet beskriver vår metodikk i arbeidet med intelligent informasjonsstyring

Les mer om hvordan vi jobber med kundene våre i de ulike fasene av hjulet.

Analysen er inndelt i tre faser - med faste aktiviteter, dokumentasjon og milepæler.

Oppstart

Datainnsamling

Anbefaling

I implementeringsfasen jobber vi videre med anbefalinger fra analysefasen.

Forvaltning av tiltakene som er implementert sikrer varig forbedring

Kontakt oss om intelligent informasjonsstyring

Navigering

Kontakt

Stavanger

Oslo