Dokumenthåndtering, også kalt dokumentstyring eller dokumentforvaltning, er noe alle bedrifter må ha et forhold til. Dokumenter er fortsatt den vanligste måten å strukturere informasjon på.
Men hva ligger egentlig i selve begrepet dokumenthåndtering? Og hva kan det ha å si for din virksomhet?
For å forstå et begrep, enten det er et faguttrykk eller et uttrykk i dagligtalen vår, så er det nyttig å se om det består av elementer som kan deles opp. I dette tilfellet ser vi raskt at ordet består av to selvstendige begrep, nemlig dokument og håndtering.
Så la oss raskt definere disse hver for seg, før vi ser på hva de betyr når de er satt sammen. (Jeg er klar over at vi er på et detaljnivå som kunne hørt hjemme i «For Dummies»-bøker, men hold ut med meg litt, jeg tror nemlig dette kan være nyttig å ha med seg videre).
I følge arkivloven defineres Dokument slik:
Ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring
(https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1992-12-04-126?q=arkivlov)
Et dokument er altså en avgrensa mengde med informasjon lagra på et medium. Enten det er lånepapirer fra banken, en handleliste på en post-it-lapp eller en SMS, så er det altså et dokument.
I en bedrift så er et dokument ofte forbundet med et Word-dokument (iallfall etter 1983, da MS Word 1.0 først ble lansert).
Utviklingen av Word-logoer fra lanseringen i 1983 til i dag. Kilde: https://logos-world.net/microsoft-word-logo/
I dag er et dokument langt mer enn en word-fil. Vi snakker derfor stadig mer om informasjonsobjekter og informasjonsstyring, for nettopp å romme et større mangfold enn Office-dokumenter. Det kan være bilder, tegninger, e-poster, Teams eller Slack-meldinger osv.
For mange formål gir det likevel mening å snakke om dokumenter, da det er her de fleste bedrifter har sin informasjon strukturert.
Da har vi sett på første del av begrepet dokumenthåndtering. Hva menes så med siste del, nemlig håndtering.
På engelsk benyttes begrepet document management, og management er ofte oversatt til styring på norsk. Det er kanskje et mer dekkende begrep enn håndtering. Håndtering er for meg en tanke negativt ladd – noe som er litt ute av kontroll, og som må håndteres på best mulig måte. Og selv om informasjon og dokumentasjon definitivt kan være ute av kontroll, og således må håndteres, så er nok styring et bedre ord, og dermed også dokumentstyring. Da får vi nemlig inn et element av kontroll og styring, at dette handlinger om en aktiv handling for å ha en retning, et mål med informasjonen.
Men uansett hva vi velger, dokumenthåndtering eller dokumentstyring, så handler det om følgende:
Prosessene, systemene og rutinene (evt. prosessene, teknologien og folkene) knyttet til oppretting, samhandling, deling og lagring av den informasjonen strukturert i form av dokumenter.
Dokumenthåndtering og dokumentstyring handler altså om hvordan vi tar vare på informasjonen i bedriften, både for å etterleve lovkrav og retningslinjer til lagring av informasjon (ofte kalt compliance eller å være compliant), men ikke minst for å skape verdier.
Ikke ulikt andre ressurser, som råvarer eller penger, så er informasjon i dagens digitale verden som en valuta – og håndtering, styring og forvaltning av informasjon, for eksempel i form av dokumentasjon, bør derfor ha like stort fokus som forvaltning av finansielle ressurser i bedriften.
Med definisjoner og grunnleggende basiskunnskap på plass så kan vi se på de ulike elementene innen dokumenthåndtering. Vi starter med å se på stegene i prosessen og hvordan dokumenthåndtering kan se ut i en flyt, en slags informasjonens eller dokumentets reise fra vugge til grav.
Deretter ser vi på dokumenthåndteringssystemer, programvaren som skal sørge for at dette gjennomføres i praksis på en god måte.
Figuren under er en oversikt over elementene i dokumenthåndtering.
Første steg i denne reisen er at informasjon skapes, og dokumentet opprettes. Det er ofte en medarbeider som oppretter et nytt Word-dokument, men det kan også være en innkommende e-post, med eller uten vedlegg, et notat av en telefonsamtale, bilder fra en befaring av en eiendom. Poenget er at informasjon oppstår, og den må følge en prosess for at det skal bli kunnskap og verdi for virksomheten. Det motsatte av å håndtere eller styre informasjonen er å la den være, for eksempel i en innboks eller lagret lokalt.
Den kan ha verdi for enkeltpersonen som har tilgang, men utover det er det både sårbart og lite verdiskapende for bedriften for øvrig. Dermed er vi inne på deling og samhandling av dokumentet.
De aller fleste virksomheter er avhengig av å dele informasjonen, enten det er internt eller mellom bedrift og leverandør eller kunde. Dermed må det lages rutiner og systemer for å samhandle og dele dokumenter, og det er det dette steget handler om.
I dokumenthåndteringssystemer (som du kan lese mer om under) finnes det som regel funksjoner for å samhandle og samarbeide om dokumenter, som sørger for at man alltid har kontroll på siste versjon av et dokument, fremfor å sitte med 10-20 mellomlagrede versjoner som kanskje sirkulerer samtidig og skaper forvirring. Dette kalles ofte for versjonering eller versjonshåndtering i DMS-verden. Uansett så er det en vesentlig del av dokumenthåndtering å ha rutiner og systemer for hvordan dokumenter og informasjon skal deles internt og eksternt, når den er oppstått.
Neste steg er det vi kaller publisering. Det betyr ikke nødvendigvis å legge det ut på en offentlig plattform tilgjengelig for alle, men det kan være publisert på et intranett, i en dokumenthåndteringsløsning, i et team i Teams, på en bransjeportal eller annet. Det er ulike krav til ulike typer dokumenter, og det kan være ulike tilganger som må settes for at dokumentet skal publiseres og gjøres tilgjengelig for de riktige mottakerne.. I et moderne dokumenthåndteringssystem gjøres dette ofte automatisk basert på roller, type dokument, avdeling / funksjon og andre metadata.
Metadata kan altså gjøre mye av styringen og eventuell arbeidsflyt til et dokument, slik at brukerne slipper å ta stilling til hvor det skal lagres eller hvem som skal se dokumentet. Det kan også låses slik at det ikke kan redigeres, eller det kan arkiveres og kun brukes for bevaring av historikk, såkalt arkivverdig informasjon.
Les mer om fordelene ved bruk av metadatastyrt dokumenthåndtering:
Slik kan riktig bruk av metadata effektivisere dokumenthåndteringen
Derfor bør du gå fra mapper til meta når du organiserer filene dine
Når vi snakker om arkivverdig informasjon så er vi inne på det som tradisjonelt har vært omtalt som records management. (Mer om det under) Det dreier seg om sikker lagring, arkivering, og behandling av dokumentasjon som er kritisk og / eller av historisk verdi for bedriften. Ofte skal denne type informasjon ha det vi kaller retention policy, altså dato for sletting eller fornying av gyldighet. Noen bransjer har strenge krav til records management, som for eksempel olje & gass og offentlige virksomheter. Det finnes også en egen arkivlov som enkelte virksomheter er underlagt.
Les denne artikkelen: Hvordan kan ny arkivlov bidra til bedre dokumentasjonsstrategi
Vi har nå sett på de viktigste elementene i dokumenthåndtering. La oss fortsette med å se på noen viktige grunner til at bedrifter bør fokusere på dokumenthåndtering.
Her kan du lese hvordan Awilhelmsen fikk bedre kontroll på dokumentene sine med eDOCS. Dokumenthåndteringssystemet gir bedre kontroll
For det første så gir en god strategi og system for dokumenthåndtering en mer effektiv bedrift.
Det er gjort mange undersøkelser på hvor mye tid som går til ineffektiv jobbing med dokumenter. Et eksempel er en analyse fra IDC som viser at opptil 20% av arbeidstiden for en vanlig kunnskapsarbeider går til å lete etter informasjon.
Våre egne kartlegginger viser noe av det samme, i et eksempel svarer bare halvparten av medarbeiderne i en bedrift at de som regel eller alltid finner igjen sine egne dokumenter.
Dermed har de aller fleste bedrifter stort forbedringspotensial når det gjelder dokumenthåndtering. Bare det å sørge for gode rutiner på navngiving og lagring kan gi store gevinster.
Men for å virkelig hente ut effektivitet trengs en solid strategi, og et dokumenthåndteringssystem, for å ivareta dokumenthåndteringen på en god måte. Det vil gi langt bedre gjenfinning av dokumenter, forhindre dobbeltarbeid og usikkerhet knyttet til hva som er siste versjon av et dokument.
Med vekst kommer også et større behov for å unngå kaos i dokumenter og informasjon. Når man er et lite team på 4-5 medarbeidere kan det være oversiktlig nok å ha dokumenter i en mappestruktur lokalt eller i en skyløsning. Når man blir flere ansatte og kanskje flere avdelinger og fysiske lokasjoner blir slike manuelle lagringsrutiner og dokumentsystemer veldig fort lite oversiktlige og man kan miste kontroll.
Et moderne dokumenthåndteringystem benytter metadata for struktur og system, noe som tar bort usikkerheten som ligger i at den enkelte medarbeider skal finne ut hvor dokumentet skal lagres, hvem som kan være interessert i det, hva det skal hete osv.
Og i en mappestruktur kan det fysisk kun lagres én plass (med mindre man lager kopier, men det skaper flere problemer enn løsninger), noe som kan gi noen dilemmaer for visse type dokumenter. Skal en kontrakt med en kunde ligge på G:Salg eller på G:Kontrakter?
Med en løsning for dokumenthåndtering basert på metadata styres tilganger og visninger basert på hva slags informasjon man har «tagget» dokumentet med. Dette gir langt større kontroll på dokumentet.
I tillegg har man i en dokumenthåndteringsløsning større mulighet for å styre tilganger på bruker og / eller avdelingsnivå, skjule eller låse visse dokumenttyper, monitorere «mistenkelig» adferd på dokumenter osv.
Med andre ord gir et dokumenthåndteringssystem store muligheter for å ha full kontroll på dokumentene i virksomheten.
Mer kvalitet på informasjonen er nok en stor gevinst ved å ha på plass gode systemer og strategier for dokumenhåndtering.
Faktisk viser det seg at så mye som halvparten av all informasjon i bedriften din er antakelig ukjent. Dersom så stor del av det vi lager og lagrer er ukjent eller unødvendig informasjon, så er ikke det bare en stor kilde til støy og friksjon, men også en stor sikkerhetsrisiko.
Gjennom rutiner for god dokumenthåndtering, samt teknologi som støtter opp under prosessene, kan man sørge for at informasjonen som skapes, fanges og deles følger visse krav kvalitet. Dette er langt enklere å overholde i et dedikert dokumenthåndteringssystem enn ved en mer manuell prosess.
For mange er informasjonen som produseres en viktig del av leveransen. Da har det stor betydning for hele forretningen at det er kvalitet på det som lages og leveres.
Igjen er metadata en god metode for å sørge for automatikk og kvalitetssikring. Man kan for eksempel la et dokument som skal eksternt alltid gå til korrektur eller godkjenning av en annen medarbeider enn den som opprettet. Dette kan automatiseres ved hjelp av arbeidsflytverktøy som f.eks. TaskAutomation for eDOCS.
Økt effektivitet, mer kontroll og bedre kvalitet er viktige drivere for økt lønnsomhet. I tillegg kan vi se på god informasjonsstyring og dokumenthåndtering som en måte å hente ut kunnskap på. Og kunnskap er vesentlig for gode beslutninger, som igjen vil påvirke resultater og lønnsomhet.
Lønnsomhet handler om økt inntjening eller lavere kostnader. Dokumenthåndtering bidrar til det siste. Med en strategi og system for god dokumenthåndtering kan de ansatte finne informasjonen de trenger raskere, og bruke tid på å produsere fremfor å lete. Det er tidsbesparende, som igjen er kostnadsbesparende.
Les gjerne denne artikkelen om kostnaden ved dårlig dokumenthåndtering.
Uten en tydelig strategi på dokumenthåndtering blir det ofte laget egne systemer og rutiner avdelingsvis eller til og med for hver medarbeider. Det fører veldig ofte til informasjonskaos i form av dobbeltarbeid, duplikater, usikkerhet rundt siste versjon av et dokument, problemer med gjenfinning osv.
En løsning for dokumenthåndtering bidrar til at det man beslutter og definerer i en strategi blir gjennomført i praksis. At alle jobber på samme måte og at viktig informasjon blir ivaretatt på en skikkelig måte som enkelt lar seg gjenfinne.
La oss se på noen ulike dokumenthåndteringsløsninger for bedrifter.
Som med all type programvare eller forretningsapplikasjoner så finnes det et bredt spekter - alt fra helt enkle system for små organisasjoner til de store enterprise-løsningene (ECM).
Her er noen alternativer:
Det aller enkleste systemet, som fortsatt mange bedrifter benytter i dag, er mapper og filstruktur. Dette er intuitivt og kjent for de fleste, men sårbart av flere grunner. For det første fungerer et slikt system bare med svært begrenset antall ansatte, og helst på samme lokasjon.
Det er et svært manuelt system som fort blir uoversiktlig, ikke minst dersom man har dokumenter som overlapper i type og innhold. Hvor skal for eksempel Salgssjefen lagre kundekontraktene? På G: Salgsavtaler, G: Kunder -Kundenavn- Avtaler eller G: Økonomi – Kontrakter – Kunde A etc. Dette åpner for flere misforståelser og mulige duplikater, og problemene øker i både omfang og volum etter hvert som bedriften vokser.
Så vi anbefaler alle bedrifter over 15 ansatte eller med særlige bransjekrav å se på et dedikert dokumenthåndteringssystem, som for eksempel eDOCS InfoCenter.
Disse systemene har fordeler som
Les mer om eDOCS InfoCenter her.
For mer avanserte behov eller for store selskaper finnes det løsninger som vi har kalt for Enterprise Content Management (ECM). Dette begrepet er i stor grad erstattet med Content services eller Extended ECM, som betyr at innhold og informasjon i virksomheten ikke primært skal ligge i ett stort system, men det skal integreres med andre ledende applikasjoner i bedriften, som for eksempel Dynamics eller SAP. Les mer om Extended ECM her.
Gartner definerer content services platform slik:
Content services platforms (CSPs) are integrated platforms that provide content-focused services, repositories, APIs, solutions and business processing tools to support digital business and transformation.
Med en slik forklaring ser vi at en CSP løsning dekker langt mer enn dokumentstyring.
Her er mitt forsøk på en oversettelse av definisjonen:
Content Services Platforms er integrerte plattformer som tilbyr innholdsfokuserte tjenester, lagring, API-er, løsninger og verktøy for forretningsprosesser som støtter digitale bedrifter og transformasjon.
Gartner sier videre at Content Services Platforms er den grunnleggende komponenten for en organisasjon når det kommer til styring og bruk av innhold. CSP tilbyr en metode for ansatte å hente ut og jobbe med innhold på en moderne og sømløs måte, på tvers av enheter og organisatoriske skiller. Dermed er CSP en helt avgjørende brikke i en bedrifts strategi for å være en digital arbeidsplass.
This ability to support both formal business requirements and more ad hoc, collaborative, team-based working is what makes a CSP such a foundational component. (Gartner)
Her er en oversikt over de viktigste funksjonene i en CSP-løsning, i følge Gartner (kritisk funksjonalitet er i kursiv). Den kan være en grei liste å ta med hvis du er på jakt etter en ECM / CSP løsning for din bedrift.
| Core capabilities | Optional capabilities |
| Content repository | Content intelligence |
| Document and content management library services | Productivity intelligence |
| Records management | New work hub connectors |
| Process automation and application development | Business role hub connectors |
| Open APIs | Federation |
| Security and privacy intelligence | PaaS / SaaS deployment |
| Metadata | |
| Search | |
| Enterprise administration | |
| Reporting | |
| Mobility |
Vi har sett på en del egenskaper og funksjoner ved et dokumenthåndteringssystem og content services platform, og forhåpentligvis fått frem fordelene og nytteverdien med en slik løsning.
Men trenger alle bedrifter en dokumenthåndteringsløsning, eller klarer deg seg av og til med en god mappestruktur i filutforsker, Google Drive eller SharePoint? Eller andre kanskje andre verktøy kan gjøre nytten, f.eks. et CRM-verktøy, en CMS-løsning for web, en medlemsportal for en organisasjon etc.
Svaret er nok dessverre det kjedelige «det kommer an på»-svaret. Men hva kommer det an på?
Vi har som allerede vært inne på det, men her er noen typiske drivere som vi ser ofte trigger behovet for et eget system eller en egen løsning for å håndtere dokumenter og informasjon i bedrifter:
Det første tegnet på behovet for en dedikert løsning for dokumentstyring er rett og slett volum – antall dokumenter. På et tidspunkt vil en bedrift nå et punkt hvor det rett og slett ikke er mulig å ha god nok oversikt i en fil - / mappestruktur. Du opplever at ansatte bruker for mye tid på å lete etter informasjon, er usikre på hva som er siste versjon, det kan være risiko for at informasjon kommer i gale hender osv. Dette er typiske grunner til at bedrifter snakker med oss om løsning for dokumenthåndtering.
Noen virksomheter har ikke så stort volum av dokumenter, men er i en bransje eller et marked som har strenge krav til f.eks. revisjoner, dokumentasjon, sikkerhet, godkjenningsrutiner, arkivering og sletting osv.
Denne type krav fører ofte til investering i et system som ivaretar disse og andre krav – og sørger for etterlevelse (compliance) ihht. lover og / eller bransjekrav.
Organisasjoner med en geografisk spredning, enten det er landbasert og offshorebasert, mange avdelinger, eller en organisasjon eller et forbund med et hovedkontor og en spredt medlemsmasse, så kan det skape behov for et felles lagringssystem utover en disk i skyen.
Når en eller flere virksomheter skal slås sammen, og dokumenter skal enten inn i et felles system, eller det skal inn i et arkiv, så er det en situasjon som kan skape behov for et dokumenthåndteringssystem. Det kan gjøre migreringen av informasjon og dokumentasjon langt enklere, enten det er fra server til server, eller fra server til sky, så er det ofte en anledning til å få alt inn i ett dedikert dokumenthåndteringssystem.
Dokumenthåndtering har noen nært beslektede begreper og disipliner. Vi skal nå se på noen av de vanligste.
Dokumenter er samlebetegnelse på informasjon av ulike kategorier. Men ikke alle dokumenter er like viktige. Derfor er det en egen kategori for dokumenter med kritisk informasjon, eller informasjon med særlig behov for beskyttelse eller lagringsrutiner. Dette kalles "records" og prosessen rundt dette kaller vi for records management.
Der dokumenthåndtering fokuserer på dokumentets opprettelse, samhandling og deling er RM fokusert på det som skjer med et eller flere dokument når det er ferdig produsert. Dersom dette er en kategori av typen "record" så skal behandles etter strenge kriterier. Det er dermed krav til "låsing" av dokumentet for redigering, sikring, tilgangskontroll og ikke minst dato for sletting.
Hva er en typisk "record"? Det avhenger av bransjen, men noen eksempler er dokumenter med sensitive personopplysninger, dokumenter med informasjon om rikets sikkerhet, dokumenter med forretningskritisk informasjon, kontrakter, juridiske sakspapirer etc.
De fleste dokumenthåndteringsløsninger har i dag funksjonalitet for å ivareta "records management" som en del av løsningen.
Her er forskjellen i navnet. Enterprise peker på store konsernløsninger. Her skal innhold og informasjon på tvers av en rekke systemer, lokasjoner, avdelinger og strukturer organiseres og håndteres.
Dokumenthåndtering er dermed en liten del av en slik løsning, og egnet for selskaper med mindre grad av kompleksitet og færre ansatte.
Det kortet svaret på dette er igjen - det kommer an på. Som de fleste investeringer i teknologi er det en rekke faktorer som påvirker prisen for et dokumenthåndteringssystem. Det er derfor vanskelig å si noe generelt om kostnadene ved en slik investering, men la oss se om vi kan gi deg noen svar likevel.
La starte med å se på hvilke faktorer som påvirker prisen mest.
De fleste av oss er vant til at antall brukere er en viktig faktor for totalprisen for en programvare. For et Dokumenthåndteringssystem som eDOCS ser vi at de minste organisasjonene (med 15 ansatte og nedover) ofte kan ha utfordringer med å forsvare investeringen. Det er selvsagt unntak, særlig hvis noen av de øvrige faktorene er tungtveiende for akkurat din organisasjon.
Den andre store driveren er antall dokumenter. Det sier oss noe om hvor mye lagringsplass og kapasitet man trenger. Igjen, mindre bedrifter med lavt volum vil antakelig klare seg uten et dedikert dokumenthåndteringsystem.
En organisasjon med flere lokasjoner har større behov for tilgang og sikker deling av dokumenter. Dette vil også påvirke prisen, jo flere lokasjoner eller avdelinger jo mer variasjon må legges inn i systemet (f.eks. ulike arkiv / bibliotek, ulike metadata osv)
En tredje faktor som påvirker prisen i stor grad er særlige behov. Da tenker vi på tilleggsfunksjonalitet som ekstra sikkerhet og kryptering, automatikk og arbeidsflytverktøy, signeringsløsninger, integrasjoner med fagapplikasjoner, tilpasninger i løsning osv. Det er en stor prisdriver.
Denne er kanskje vanskelig å spesifisere, men hvor digitalt moden en bedrift er sier noe om hvor raskt den klarer å adoptere nye rutiner og verktøy. Det får igjen konsekvens for onboarding og opplæring, hvor mye må legges ned av tid og ressurser for at brukerne skal oppleve nytteverdi raskest mulig.
Dette er også en størrelse det er vanskelig å sette. Noen bedrifter ønsker å kjøpe en programvare og ikke noe mer. Vi ser imidlertid at de bedriftene som bruker ressurser på god rådgivning underveis, både teknisk oppsett, men ikke minst strategisk og brukermessig, får mer igjen for investeringen. En av de store fallgruvene ved kjøp av ny teknologi er at brukerne ikke blir godt nok kjent med systemene, og velger andre måter å jobbe på. Det kan være en enorm kostnad for en virksomhet dersom et system byttes ut etter få år, bare fordi man ikke investerte nok i opplæring.
Det beste jeg får til er et svar med stor usikkerhet og stort slingringsmonn. Men kanskje det kan være til hjelp likevel, iallfall kan det kanskje sette noen forventninger hos deg og organisasjonen din.
For en løsning som eDOCS InfoCenter, som er en abonnementsbasert prismodell, vil det ligge på mellom 10 - 40.000 pr måned. I tillegg kommer en onboarding / startkostnad på mellom 20 og 100.000 NOK - alt etter hvor mange og hvor omfattende en oppstart vil være.
Det korte svaret er helt klart JA for den rette bedrift og situasjon. Det hadde ganske enkelt ikke vært et marked for disse løsningene dersom dette ikke var lønnsomme investeringer.
Så må hver enkelt bedrift gjøre sine beregninger og vurderinger. Som med enhver investering må også spørsmålet "hva koster det å IKKE gjøre noe" stilles. Dette er for eksempel skjulte kostnader ved uproduktiv tid brukt på å lete etter informasjon, ansattes frustrasjon over lite eller ingen system for lagring av informasjon, risiko for uønskede hendelser som databrudd eller utro tjenere osv.
En slik analyse kan være en veldig god start på et forbedringsarbeid med dokumenthåndtering.
Vi hjelper deg gjerne med en å lage en analyse av disse faktorene for å se hva som lønner seg for deg og din bedrift. Kontakt en av våre rådgivere for en slik gjennomgang / kartlegging.
Tlf. 45 20 70 00
Stokkamyrveien 13
4313 Sandnes
Dronning Eufemias gate 16
0191 Oslo
Support for eksisterende kunder
servicedesk@contesto.no